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Sin un almacenamiento adecuado, no siempre es fácil encontrar sus documentos administrativos. De hecho, ¿cómo encontrar una factura de venta que data de 2001, si está apilada en una caja con otros documentos? Para evitar perder el tiempo buscando en varias casillas para encontrar un documento, aquí hay algunos consejos de almacenamiento.

¿Cuánto tiempo debe conservar sus papeles?

Es importante mantener estos papeles administrativos, pero también tienen su fecha de vencimiento. Así, pasado un determinado tiempo, ya no es necesario conservar determinados documentos como facturas y declaraciones de todo tipo. A continuación se muestra un resumen de los periodos durante los cuales es recomendable conservar los diferentes tipos de papel:

• 1 año: teléfono, internet o facturas de mudanza, o comprobante de pago de un PV.
• 2 años: resúmenes de asignaciones familiares, honorarios médicos, cartas de rescisión de contrato, papeles de seguridad social y mutua, así como documentos de crédito.
• 3 años: avisos de licencias audiovisuales y declaraciones del impuesto sobre la renta.
• 5 años: facturas de agua y luz, recibos de alquiler y gastos de alquiler, facturas de gas, certificados de pago de impuestos, contrato de alquiler y comprobante de pago de los pagos de mantenimiento.
• 10 años: extractos bancarios, comprobantes de pago, préstamos hipotecarios, contratos de seguros de vida posteriores a la fecha de fallecimiento ...
• 30 años: facturas de reparación de automóviles, facturas de construcción, facturas de hospital y pagarés civiles.
• De por vida: contrato de matrimonio, libro de registro familiar, libro de registro militar, diplomas, testamentos, títulos de propiedad, donaciones, registro de salud, certificado de vacunación, registros médicos, nóminas, certificados de adopción, contratos de trabajo ...

El mejor consejo para tener una casa ordenada es mantener lo mínimo. No es necesario conservar todas las cartas y documentos recibidos. Por tanto, es necesario desechar inmediatamente los papeles que no sean útiles.

Almacenamiento de documentos cotidianos

Para ordenar, debe diferenciar entre documentos cotidianos y otros archivos. los documentos actuales son los que se consultan con frecuencia y que, por tanto, deben estar en un lugar de fácil acceso. Los documentos que rara vez se consultan se pueden archivar en cajas o en la parte superior de un estante. A continuación, se muestran algunos tipos de almacenamiento para los diferentes tipos de papel:

• Camisas en diferentes colores

Los colores se utilizan para diferenciar los documentos entre sí. En cada carpeta, también debes usar bolsillos para clasificar los papeles: un bolsillo para impuestos, un bolsillo para documentos EDF, otro para facturas de agua ...

• Camisas con fuelles

Las carpetas con fuelles son convenientes para almacenar documentos voluminosos. Así, una carpeta permite clasificar diferentes documentos relacionados con un mismo tema (ejemplo: todos los documentos relacionados con la construcción de una casa).

• Carpetas de anillas

Son prácticos para consultar documentos fácilmente sin tener que separarlos de su almacenamiento. Además, los papeles se pueden separar mediante separadores para poder encontrarlos más fácilmente. Los divisores también pueden mostrar indicaciones para facilitar la tarea en las búsquedas. Estos se pueden organizar en orden alfabético, por fecha, etc.

• Muebles con cajones

Si los papeles a almacenar son en gran número, es mejor optar por un archivador. Este último tiene cajones donde los diversos documentos están suspendidos en barras y son de fácil acceso.

Organice hábilmente los documentos administrativos

Por supuesto, el uso de un almacenamiento adecuado facilita la clasificación de archivos, pero también es importante saber organizar los documentos según su tipo. A continuación se muestra un ejemplo de clasificación para facilitar la investigación:

• Expediente familiar: contiene todos los documentos relativos a la familia como certificado de matrimonio, documentos de identidad, pasaportes, certificados de nacimiento ...
• Archivo de educación: certificado escolar, documentos relacionados con la guardería, etc.
• Expediente fiscal: declaraciones de renta, impuestos a la vivienda ...
• Expediente sanitario: historiales sanitarios, recetas, reconocimientos médicos (radio, escáner, ecografía, etc.) ...
• Archivo de facturas: servicios (agua, gas, luz, teléfono, Internet, etc.), facturas de bienes y obras, etc.
• Ficha de seguros: contratos de seguros de coche y hogar, seguros de vida, siniestros, certificados de autenticidad ...
• Expediente profesional: contrato de trabajo, nóminas, expediente de solicitud, CV, diplomas ...
• Archivo de vivienda: contrato de arrendamiento, recibo de alquiler, cartas de propietario / inquilino, etc.
• Archivo bancario: extractos de cuenta, contrato, orden de transferencia, etc.

Archivo de documentos administrativos

Idealmente, esto debería hacerse archivo de ciertos documentos al menos una vez al año. Los archivos archivados están ordenados en cuadros por fecha o alfabéticamente y por tema. Nuevamente, es mejor usar un color por tema. A continuación, se muestra un ejemplo de almacenamiento en detalle:

• Camisa rosa para facturas, amarilla para finanzas, azul para seguros ...
• Clasificación por orden: orden alfabético de la A a la Z o por fecha (por mes, luego por año). Esto facilita la diferenciación entre documentos más nuevos y más antiguos.

Lo más importante es crear una disposición fluida que facilite la búsqueda de una factura de agua para enero del año pasado, por ejemplo. Si los papeles siguen siendo difíciles de encontrar a pesar de estar ordenados, es necesario revisar sus técnicas de almacenamiento.

Otros consejos para ordenar sus papeles administrativos

Es más fácil de almacenar cuando hay menos papel para guardar. Además de clasificar y deshacerse de documentos obsoletos, también es posible utilizar la facturación online recibir menos correo en casa. Sin embargo, es necesario realizar periódicamente copias de seguridad sobre varios soportes para evitar pérdidas. Para mayor seguridad, se deben realizar copias de seguridad en línea de los documentos importantes.

Cuando llega el correo, es importante archivarlo previamente para evitar que se acumule durante meses en un rincón de la oficina. Las cartas urgentes deben leerse de inmediato, mientras que otras se pueden clasificar en orden de prioridad. Es recomendable contar con un organizador de oficina para guardar los papeles importantes que requieran actuación (pago de factura, citación, etc.) y papeles que se deben archivar (extractos bancarios, facturas de débito automático, etc.). Este truco le permite deshacerse de papel obsoleto que se puede tirar a la basura como folletos y anuncios de inmediato.